แนวคิดการแบ่งความรับผิดชอบค่าใช้จ่ายระบบสารสนเทศภายในองค์กร (บทความ) โดย ดร.ยุทธพงศ์ ทัพผดุง

 

          ปัจจุบันทุกองค์กรทั้งภาครัฐและภาคธุรกิจอุตสาหกรรมคงปฏิเสธไม่ได้ว่าระบบสารสนเทศเข้ามาเกี่ยวข้องและมีความจำเป็นอย่างยิ่งในองค์กร ซึ่งระบบสารสนเทศนั้นจะเชื่อมต่อทุกส่วนงานเข้าด้วยกันไม่ว่าจะเป็นงานฝ่ายบัญชีและการเงิน, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ฝ่ายวิศวกรรม, ฝ่ายการตลาด, ฝ่ายคลังพัสดุและฝ่ายอื่น ๆ อีกมากมาย ดังนั้นระบบสารสนเทศภายในองค์กรจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งกับทุกภาคส่วน แต่จะมีคำถามที่เกิดขึ้นว่า แล้วค่าใช้จ่ายของระบบสารสนเทศภายในองค์กรนั้นใครควรเป็นผู้รับผิดชอบ

ฝ่ายสารสนเทศหรือผู้ใช้งานจะมีวิธีการอย่างไรในการแก้ปัญหาดังกล่าว บทความนี้ได้นำเสนอแนวคิดการบริหารจัดการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับระบบสารสนเทศภายในองค์กรเพื่อให้เกิดความเหมาะสมและสามารถสะท้อนกับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งแนวคิดการแบ่งค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศสามารถแบ่งได้เป็น 3 วิธีการหลักดังนี้ คือ
     1.การย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริง
     2. การแบ่งค่าใช้จ่ายจากปัจจัยอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งานจริง
     3. ค่าใช้จ่ายที่องค์กรเป็นผู้รับผิดชอบ
     ซึ่งแต่ละวิธีการจะมีจุดเด่นจุดด้อยที่แตกต่างกันไปซึ่งสามารถอธิบายแต่ละวิธีการดังนี้

การย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริง (Chargeback)
          แนวคิดการย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริงนั้นจะเป็นการนำค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศที่เกิดขึ้นไปคิดค่าใช้จ่ายจากการใช้งานจริง เช่น ฝ่ายหรือแผนกต่าง ๆ, หน่วยธุรกิจย่อยภายในองค์กร ซึ่งจะอ้างอิงจากข้อมูลการใช้งานและต้นทุนที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งฝ่ายระบบสารสนเทศจะเป็นผู้บันทึกหรือเก็บข้อมูลการใช้งานรวมถึงต้นทุนจริงและดำเนินการแจ้งรายละเอียดค่าใช้จ่ายให้แต่ละฝ่ายทราบและเป็นผู้รับผิดชอบในค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะในสำนักงานอาจจะมีค่าใช้จ่ายเป็นเงิน 3,500 บาทต่อเดือน ซึ่งประกอบด้วยต้นทุนค่าบำรุงรักษา, ค่าลิขสิทธ์การใช้โปรแกรมต่าง ๆ, การใช้ E-mail, การเข้าถึงระบบ Network และการบริการความช่วยเหลืออื่น ๆ จากฝ่ายระบบสารสนเทศ ซึ่งแต่ละฝ่ายจะได้รับใบแจ้งค่าใช้จ่ายและรายละเอียดต่าง ๆ เช่น จำนวนคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ, จำนวนเครื่องพิมพ์, จำนวน Server ที่ใช้งานเพื่อสนับสนุนระบบของแต่ละฝ่าย นอกจากนั้นฝ่ายระบบสารสนเทศอาจจะคิดค่าใช้จ่ายในด้านการบริการจัดการเพิ่มเติมอีกด้วย

          ระบบการย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริงปัจจุบันได้รับความนิยมมากเนื่องจากทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบการใช้งานและต้นทุนจริงได้ซึ่งสะท้อนจากการใช้งานระบบสารสนเทศจริง เพื่อให้มั่นใจว่าต้นทุนที่เกิดขึ้นนั้นเกิดจากฝ่ายใดและหน่วยงานนั้น ๆ สามารถหาสาเหตุและบริหารจัดการการใช้ระบบสารสนเทศภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการอาจพิจารณาเลือกใช้งานคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop) แทนที่จะเลือกใช้คอมพิวเตอร์ Notebook เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายต่อเครื่องนั้นถูกกว่า

นอกจากนั้นระบบการย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริงยังช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจและทราบข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรด้านระบบสารสนเทศของแต่ละฝ่ายและสามารถมองเห็นรายละเอียดว่าระบบสารสนเทศสามารถช่วยหรือมีส่วนสนับสนุนทั้งในด้านการบริหาร, การผลิตสินค้าและบริการภายในองค์กรได้อย่างไร ซึ่งรายละเอียดหรือข้อมูลด้านการใช้งานระบบสารสนเทศของแต่ละฝ่ายจะถูกแจกแจงรายละเอียดการใช้งานและค่าใช้จ่ายในใบบิลอย่างเป็นทางการ

          การสร้างและบริหารจัดการระบบการย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริงนั้นถือว่าไม่ใช่เรื่องที่ง่ายนัก เนื่องจากฝ่ายสารสนเทศจะต้องสร้างระบบที่สามารถแยกแยะข้อมูลที่จำเป็นเพื่อแสดงในใบบิลค่าใช้จ่ายได้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีต้องคิดค่าใช้จ่ายการใช้งานในระบบเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ดังนั้นการเก็บและบันทึกข้อมูลการใช้งานของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลแต่ละเครื่องจึงมีความจำเป็นเพื่อใช้ในการวิเคราะห์หาค่าใช้จ่ายในรอบบิลถัดไป แต่การเก็บและบันทึกข้อมูลการใช้งานที่รวดเร็วและปริมาณมากจึงเป็นปัญหาในด้านความซับซ้อนและบ่อยครั้งทำให้ผลลัพธ์ที่ได้และแสดงในบิลค่าใช้จ่ายจึงยากต่อการทำความเข้าใจ

นอกเหนือจากนั้นการที่จะพิจารณาเลือกเงื่อนไขในการคิดค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศนั้นจึงต้องพิจารณาในมุมมองในศาสตร์ด้านศิลปะมากกว่าด้านศาสตร์ของวิทยาศาสตร์ ตัวอย่างเช่น การที่จะนับจำนวนการใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลซึ่งใช้งานอยู่ในแต่ละฝ่ายนั้นถือเป็นเรื่องง่าย แต่การที่จะประเมินจำนวนการใช้งานระบบเครือข่ายที่เหมาะสมนั้นจะใช้วิธีใด ซึ่งอาจจำเป็นต้องพิจารณาการคิดค่าใช้จ่ายโดยอ้างอิงในหน่วยของเวลาการใช้งาน แต่ก็อีกนั่นแหละแล้วจะหาวิธีการเก็บข้อมูลและคำนวณค่าใช้จ่ายได้อย่างไรเพื่อให้แต่ละฝ่ายภายในองค์กรพอใจและยอมรับการวิธีการดังกล่าว

การจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจ (Allocation)
          การจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นจะเป็นกระบวนการที่ง่ายกว่าวิธี Chargeback  ซึ่งวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยงานธุรกิจนั้นจะไม่อ้างอิงข้อมูลการใช้งานแต่จะอ้างอิงกับปัจจัยอื่น ๆ แทน อาทิเช่น ผลประกอบการหรือรายได้ของหน่วยธุรกิจ, จำนวน Login Account หรือจำนวนของพนักงานในแต่ละหน่วยธุรกิจ

ตัวอย่างเช่น สมมติให้ค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดด้านระบบสารสนเทศมีค่าเท่ากับ 1 ล้านบาทต่อปี ซึ่งการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นสามารถนำมาใช้ได้ค่อนข้างง่ายและจัดสรรรายการค่าใช้จ่ายของแต่ละเดือนได้เนื่องจากไม่ได้พิจารณาจากการใช้งานจริง ซึ่งอัตราค่าใช้จ่ายแต่ละเดือนนั้นส่วนใหญ่ก็จะเป็นการกำหนดแบบคงที่ โดยจะถูกกำหนดตั้งแต่ต้นปีงบประมาณ

ซึ่งความได้เปรียบของวิธีการนี้สามารถแบ่งได้เป็นสองประเด็นหลัก ๆ คือ ประการที่หนึ่งคือ ระดับความต้องการข้อมูลและการคำนวณค่าใช้จ่ายของวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นมีความจำเป็นค่อนข้างน้อยและช่วยให้หน่วยธุรกิจสามารถพิจารณาในด้านการประหยัดค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น ประการที่สอง การคิดค่าใช้จ่ายจากฝ่ายระบบสารสนเทศสามารถทำนายล่วงหน้าได้ ซึ่งจะไม่เหมือนกับวิธีการย้อนกลับมาคิดค่าใช้จ่ายจากผู้ใช้งานจริง

เนื่องจากเมื่อใบแจ้งยอดค่าใช้จ่ายได้ถูกพิจารณาก็จะเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ซึ่งจะต่างกับวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรโดยสิ้นเชิงเพราะโอกาสที่จะเกิดข้อโต้แย้งหรือถกเถียงเรื่องของการคำนวณค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศจะมีน้อยมาก และการหารือจะเกิดขึ้นบ่อยครั้งเพียงในช่วงต้นปีของการกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่เมื่อค่าใช้จ่ายได้ถูกกำหนดเรียบร้อยแล้ว การหารือเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายดังกล่าวแทบจะไม่มีโอกาสเกิดขึ้นเลยเนื่องจากระดับผู้บริหารของแต่ล่ะหน่วยธุรกิจทราบและรับรู้ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือนแล้ว

          สำหรับจุดด้อยของวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรถูกวิจารณ์นั้น จะมีอยู่สองประการคือ ประการที่หนึ่งคือปัญหาการเอาเปรียบกันหรือที่เรียกว่า “Free-Rider Problem” เนื่องจากผู้ใช้งานระบบสารสนเทศที่มากแต่กลับจ่ายค่าระบบสารสนเทศที่ถูกกว่าความเป็นจริงเนื่องจากไม่มีการอ้างอิงหรือคำนวณจากการใช้งานจริง

ประการที่สอง การตัดสินใจด้วยวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นจะถูกกำหนดจากจำนวนพนักงานแทนที่จะพิจารณาจากจำนวนคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานหรือพิจารณารูปแบบอื่น ๆ ตามแต่ระดับบริหารเป็นผู้กำหนด ซึ่งจะทำให้บางหน่วยธุรกิจในองค์กรจะต้องจ่ายค่าใช้งานของระบบสารสนเทศมากกว่าการใช้งานที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งความเหมาะสมของการประยุกต์ใช้วิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นน่าจะเป็นองค์กรที่มีแนวคิดหรือนโยบายที่ชัดเจนในการเลือกใช้วิธีนี้และทุกหน่วยธุรกิจในองค์กรยินดีที่จะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายโดยไม่อ้างอิงจากการใช้งานจริงแต่มองนโยบายหรือทิศทางขององค์กรเป็นหลัก

          บ่อยครั้งกระบวนการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรจำเป็นต้องมีการติดตามการใช้งบประมาณในช่วงปลายปี ซึ่งค่าใช้จ่ายจริงทั้งหมดทางด้านระบบสารสนเทศเปรียบเทียบกับงบประมาณที่แบ่งให้แต่หน่วยธุรกิจมีความคุ้มค่าหรือไม่ และบางครั้งยังต้องมีงบประมาณพิเศษเพื่อให้หน่วยธุรกิจเพิ่มเติม ซึ่งอาจจะเรียกว่าเป็น True-up Process เนื่องจากเป็นการปรับความสมดุลระหว่างงบประมาณที่กำหนดไว้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ในบางกรณีการเพิ่มงบประมาณพิเศษมีความจำเป็น

แต่ถึงอย่างไรก็ตามฝ่ายรับผิดชอบด้านระบบสารสนเทศจะพยายามหลีกเลี่ยงการใช้งบประมาณพิเศษเพื่อให้การบริหารจัดการด้านค่าใช้จ่ายของระบบสารสนเทศเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ True-up Process นั้นถูกให้ความสำคัญและมีความจำเป็นเพราะว่า ค่าใช้จ่ายจริงของระบบสารสนเทศนั้นยากต่อการคาดการณ์ เนื่องจากเทคโนโลยีและความผันผวนของราคาระบบสารสนเทศนั้นมีความเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก ซึ่งค่าใช้จ่ายที่ถูกเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างปีนั้นจะเกิดเนื่องจากราคาของ Hardware, Software หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ผันผวนตามตลาดของระบบสารสนเทศ

และเหตุผลอีกประการก็คือผู้รับผิดชองด้านระบบสารสนเทศก็ปฏิบัติงานเหมือนกับฝ่ายอื่น ๆ ทั้งในเรื่องการปรับปรุงประสิทธิภาพและผลผลิตที่ได้จากฝ่ายของตน จึงทำให้การคาดการด้านราคาเพื่อตั้งงบประมาณด้านระบบสารสนเทศถูกกว่าที่ควรจะเป็น เมื่อวิธีการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้แต่ละหน่วยธุรกิจภายในองค์กรนั้นได้มีการกำหนดอัตราการคิดค่าใช้จ่ายแบบคงที่ในแต่ละปีแล้ว

ดังนั้น True-up Process จะยอมให้ฝ่ายบริหารระบบสารสนเทศกระจายงบประมาณบางส่วนให้กับหน่วยธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งจะทำให้หน่วยธุรกิจต่าง ๆ สามารถคาดการณ์และวางแผนค่าใช้จ่ายของระบบสารสนเทศของหน่วยงานของตนได้ โดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ความผันผวนของค่าใช้จ่ายของระบบสารสนเทศกับค่าใช้จ่ายจริงที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน

ค่าใช้จ่ายจากงบประมาณขององค์กรโดยตรง
          ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับระบบสารสนเทศนั้นถ้าจะพิจารณาให้ง่ายยิ่งขึ้น อาจจะพิจารณาค่าใช้จ่ายดังกล่าวให้เป็นค่าใช้จ่ายองค์กรโดยตรง ซึ่งวิธีการคิดค่าใช้จ่ายจากงบประมาณขององค์กรโดยตรงนั้นองค์กรจะเป็นผู้รับผิดชอบหลักแทนที่จะให้แต่ละหน่วยธุรกิจหรือแต่ละแผนกเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายจากการใช้งานจริง

          ค่าใช้จ่ายจากงบประมาณขององค์กรโดยตรงนั้น จะเป็นวิธีที่ง่ายในการจัดการด้านงบประมาณหรือกองทุนสำหรับค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศ ซึ่งวิธีดังกล่าวไม่จำเป็นต้องคำนวณต้นทุนหรือมูลค่าทรัพย์สินของระบบสารสนเทศแต่อย่างใด และไม่จำเป็นต้องจัดทำใบแจ้งค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศแต่อย่างใด

โดยผู้ที่รับผิดชอบและควบคุมค่าใช้จ่ายของระบบสารสนเทศนั้นก็คือผู้จัดการระบบสารสนเทศนอกเหนือจากหน้าที่ข้างต้นยังต้องมีหน้าที่บริหารจัดการการใช้งานระบบสารสนเทศให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและจัดหาระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อนำเข้ามาประยุกต์ใช้ในองค์กรรวมถึงการให้ความรู้และฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อรองรับกับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่ ๆ ที่นำมาใช้งานในองค์กรอีกด้วย วิธีนี้เมื่อเปรียบเทียบกับสองวิธีก่อนหน้านี้จะพบว่าจะมีข้อเสียเปรียบอยู่หลายประการ

ประการแรกนั้นจะเห็นได้ว่าค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศนั้นจะมีลักษณะเหมือนกับค่าใช้จ่ายประเภทหนึ่งขององค์กร ซึ่งหลาย ๆ องค์กรมองว่าวิธีการนี้ได้ทำให้เกิดความลำบากให้จัดสรรงบประมาณเป็นอย่างมาก เนื่องจากหน่วยธุรกิจภายในองค์กรไม่ได้รับรายงานค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศ ซึ่งทำให้ไม่ทราบถึงพฤติกรรมการใช้งานระบบสารสนเทศของหน่วยงานตนเอง และส่งผลให้ไม่สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศของหน่วยธุรกิจของตนเองได้

ประการที่สองถ้าหน่วยธุรกิจไม่ทราบพฤติกรรมการใช้ทรัพยากรด้านระบบสารสนเทศก็จะส่งผลให้หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านสารสนเทศไม่ทราบพฤติกรรมการใช้งานของหน่วยธุรกิจอื่น ๆ ซึ่งจะกระทบต่อการวางแผนในด้านการตั้งงบประมาณประจำปีของระบบสารสนเทศผิดพลาดไปด้วย สำหรับข้อดีและข้อเสียของและละวิธีการนั้นได้แสดงในตารางที่ 1

สรุป
          จากบทความข้างต้นจะเห็นได้ว่าการที่จะวิเคราะห์และคิดค่าใช้จ่ายการใช้ทรัพยากรด้านระบบสารสนเทศภายในองค์กรนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเช่นกัน เพราะจำเป็นต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมและรูปแบบขององค์กรด้วย ซึ่งต้องใช้ศิลปะมาประยุกต์ใช้เพื่อลดความขัดแย้งในองค์กรเกี่ยวกับด้านค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นด้วย อย่างไรก็ตามผู้เขียนหวังว่าบทความนี้สามารถเป็นแนวทางให้ท่านผู้อ่านนำไปประยุกต์ใช้เกี่ยวกับการคิดค่าใช้จ่ายด้านระบบสารสนเทศภายในองค์กรของท่านอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพได้ สวัสดีครับ

เรียบเรียงจาก
          * Keri E.Pearlson and Carol S. Saunders, “Strategic Management Information System”, John Wiley&Sons, 2009, 279-282.

 
**สงวนลิขสิทธิ์ ตาม พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ ห้ามลอกเลียนแบบหรือทำซ้ำไม่ว่าส่วนใดส่วนหนึ่ง นอกจากจะได้รับอนุญาต