เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใช้อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ (บทความ) โดย อาจารย์ศิริวัฒน์ โทศิริกุล และ ดร.ยุทธพงศ์ ทัพผดุง

 ปัจจุบันอินเตอร์เน็ตเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของทุกท่าน และคงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าในแวดวงอุตสาหกรรมระบบอินเตอร์เน็ตและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นกลไกในการสนับสนุนการดำเนินธุรกิจเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรหรือติดต่อกับหน่วยงานภายนอก อาทิเช่น คู่ค้าทางธุรกิจ, หน่วยงานภาครัฐต่าง ๆ บทความนี้จะเป็นการนำเสนอเหตุผลที่นักอุตสาหกรรมควรพิจารณาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารแบบกระดาษที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้

ข้อได้เปรียบทางกายภาพของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
          * ข้อมูลและสารสนเทศต่าง ๆ สามารถเข้าถึงได้ทุก ๆ แห่งตราบเท่าที่เรามีอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรือคอมพิวเตอร์ใช้งานหรือมีการต่อเชื่อมกับระบบอินเตอร์เน็ต

          * ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่สำหรับการเปิดเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ในทางกลับกันเอกสารแบบกระดาษจำเป็นจะต้องใช้พื้นที่สำหรับการอ่านเอกสาร ทำให้เกิดความไม่สะดวกต่อการใช้งานเมื่อผู้ใช้จำเป็นจะต้องมีการเดินทางติดต่อธุรกิจอยู่ตลอดเวลา

          * ข้อมูลและสารสนเทศของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถปรับปรุงให้ทันสมัยได้อย่างรวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายต่ำ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นฉบับที่ได้รับการปรับปรุงล่าสุด

ข้อได้เปรียบระบบการนำทางเพื่อการใช้งานของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
          * โปรแกรมสำหรับใช้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่สามารถกำหนดและสืบค้นข้อมูลในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็ว เช่นมีการนำเสนอให้ค้นหาจาก ดัชนีท้ายบท, หัวข้อ, รายการรูปภาพประกอบ, อภิธานศัพท์และช่องค้นหาแบบทางลัด

          * ระบบการค้นหาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความรวดเร็วกว่าเอกสารแบบกระดาษเป็นอย่างมาก

          * ถ่อยคำหรือประโยคต่าง ๆ ในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเชื่อมโยงเพื่อแนะนำผู้อ่านให้พบรายละเอียดจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้เพื่อให้เกิดความเข้าใจมากยิ่งขึ้นเช่น พจนานุกรม, สารานุกรม, ระบบแปลภาษาและเว็บไซต์อื่น ๆ ที่มีแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาได้มากยิ่งขึ้น

ข้อได้เปรียบระบบปฏิสัมพันธ์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
          * โปรแกรมสำหรับใช้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะ Bookmark, การเขียนคำอธิบายประกอบ (Annotation) หรือทำป้าย (Tag) ดังรูปที่ 1 ได้เพื่อง่ายต่อการอ่าน และสามารถส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้อื่นได้ทันที

รูปที่ 1 โปรแกรม Adobe Reader? ซึ่งเป็นที่นิยมใช้สำหรับอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบัน

          * ผู้ผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถใช้กราฟิก, เสียง, สีและแอนนิเมชั่น ที่สามารถช่วยอธิบายให้ผู้อ่านเข้าใจในส่วนที่มีความซับซ้อนได้รวดเร็วและง่ายขึ้นและทำให้ผู้อ่านมีประสบการณ์และค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 โปรแกรม SpotfireTM ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความเข้าใจในเนื้อหาในรายละเอียดมากขึ้น

          * ผู้อ่านสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมจากกลุ่มข่าว, สังคมออนไลน์, จดหมายอิเล็กทรอนิกส์, การสนทนาต่าง ๆ จากผู้ใช้งานท่านอื่น ๆ ที่มีความรู้และประสบการณ์ในด้านนั้น ๆ ดังรูปที่ 3

รูปที่ 3 การใช้ Google Groups (http://groups.google.com) สำหรับค้นหาหรือแลกเปลี่ยนความรู้ในอินเตอร์เน็ต

ข้อได้เปรียบเชิงเศรษฐศาสตร์
          * เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะมีต้นทุนที่ต่ำกว่าและสามารถทำสำเนาและเผยแพร่ได้รวดเร็วกว่าเอกสารแบบกระดาษ

ข้อจำกัดบางประการเมื่อใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
          ถึงอย่างไรก็ตามข้อดีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นก็จะถูกบดบังในด้านลบจากผลข้างเคียงขณะอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ซึ่งจะประกอบด้วย

          * จอแสดงผลอาจจะไม่เหมาะสมสำหรับการอ่านได้อย่างต่อเนื่องซึ่งจะมีผลต่อสุขภาพของสายตาเมื่อเปรียบเทียบกับเอกสารแบบกระดาษ

          * การแสดงผลแต่ละครั้งอาจจะให้ข้อมูลไม่เพียงพอเมื่อเทียบกับเอกสารแบบกระดาษ และความละเอียดของจอแสดงผลจะน้อยกว่าเอกสารแบบกระดาษซึ่งจะมีความสำคัญอย่างมากเมื่อเราต้องการดูรายละเอียดของรูปภาพทั่วไปหรือภาพกราฟิก

          * โปรแกรมที่ติดต่อแสดงผลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อาจะมีระบบช่วยเหลือแบบใหม่และพิเศษซึ่งอาจจะทำให้ผู้อ่านเกิดความสับสนและไม่สะดวกต่อการใช้งานเมื่อเปรียบเทียบกับคู่มือหรือเอกสารที่เป็นแบบกระดาษ

          * ความรู้สึกที่จะต้องมีระบบนำทางและการใช้ Scroll Bar เพื่ออ่านข้อมูลหรือค้นหาสิ่งต่าง ๆ หลายครั้งอาจจะทำให้เป็นเรื่องไม่สะดวก

          * การแบ่งจอแสดงผลเป็นระบบช่วยเหลือและระบบสอนการใช้งานอาจจะทำให้พื้นที่การแสดงผลของเนื้อหาลดลง และถ้าผู้ใช้งานจำเป็นจะต้องสลับไปยังระบบช่วยเหลือหรือระบบช่วยสอนก็อาจจะทำให้เป็นภาระกับระบบความจำของผู้อ่านได้และอาจทำให้ผู้อ่านข้ามสาระสำคัญในเอกสารขณะอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ (วิธีแก้ปัญหาดังกล่าวอาจจะต้องใช้จอขนาดใหญ่ขึ้นและมีความละเอียดสูง) ดังรูปที่ 4-5

รูปที่ 4 Multiple-Desktop Display (http://9xmedia.com/) ช่วยให้การอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวกขึ้น

รูปที่ 5 The Amazon Kindle? (http://www.amazon.com/) สำหรับหนังสือและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เริ่มมีการใช้งานในปัจจุบัน

          * อุปกรณ์ขนาดเล็กเช่นโทรศัพท์เคลื่อนที่อาจจะมีพื้นที่สำหรับแสดงผลไม่เพียงพอ ถ้าเมื่อต้องการใช้ระบบความช่วยเหลือ สำหรับวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวอาจจะต้องแยกระบบความช่วยเหลือหรือระบบช่วยสอนเป็น Web-Based เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

สรุป
          ปัจจุบันแนวโน้มการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในภาคธุรกิจและอุตสาหกรรมเป็นอย่างมาก เนื่องจากการเพิ่มขึ้นของต้านทุนในการจัดพิมพ์, ระบบขนส่ง, การทำการตลาดและวางจำหน่าย แต่อย่างไรก็ตามด้านการตลาดเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการทดสอบต่าง ๆ ก็ยังนิยมใช้เอกสารแบบกระดาษซึ่งยังเป็นวัสดุที่ใช้ประกอบการเป็นการสอนได้ดีกว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึง CD/DVD สำหรับช่วยสอนที่เป็นแบบปฏิสัมพันธ์ ในด้านผลสัมฤทธิ์ทางการการฝึกอบรบและดารทดสอบ ดังนั้นผู้เขียนหวังว่าบทความนี้จะเป็นการนำเสนอแนวทางและการพิจารณาในการเลือกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้เหมาะสมและเกิดประโยชน์ต่อองค์กรของท่านมากที่สุด สวัสดีครับ

เรียบเรียงและอ้างอิงจาก
          * Ben Shneiderman and Catherine Plaisant, “Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction”, Fifth Edition, 2010.
          * http://groups.google.com/
          * http://spotfire.tibco.com/
          * http://9xmedia.com/
          * http://www.amazon.com/

 

 
**สงวนลิขสิทธิ์ ตาม พ.ร.บ.ลิขสิทธิ์ ห้ามลอกเลียนแบบหรือทำซ้ำไม่ว่าส่วนใดส่วนหนึ่ง นอกจากจะได้รับอนุญาต